Inkörningsproblem med vårt nya medlemsregister,  men nu är fakturorna utskickade!

Tyvärr har årets fakturering blivit försenad och detta beklagar vi! Orsaken till förseningen är att vi bytt system för föreningens medlemsregister.
Det nya systemet heter VägFas och har nu ersatt det egenutvecklade systemet vi haft i ett drygt decennium.
VägFas innehåller en mängd funktioner, varav de viktigaste är:

• Aktuell information  hämtas regelbundet från Lantmäteriet. Uppgifter från Lantmäteriet, avseende ändringar av fastigheter eller ägare, hämtas automatiskt in 7 gånger per år. Detta är en betydande förbättring, då vi tidigare har haft problem att ha full överblick över nya ägare eller fastigheter. Man bör dock inse att Lantmäteriärenden kan ta tid och de uppgifter vi får endast innehåller färdiga ändringar.
• Funktionalitet för att skicka ut fakturor via mejl. Vi kan nu skicka fakturor via mejl, vilket tidigare varit problematiskt. Att använda mejl minskar föreningens kostnader för utskick. Däremot är det inte säkert att mejlutskick alltid är effektivt ur ett administrativt perspektiv av flera skäl. Ett skäl är att mejladresser oftare ändras än bostadsadresser. Dessutom är det risk att mejl hamnar i spamfilter, etc vilket gör att mejlutskick kan innebära ytterligare uppföljning och kontroll. Vi hoppas att fördelarna överväger nackdelarna.
• Vi kan nu använda OCR-nummer på fakturorna. Detta bör bli en stor administrativ förbättring! Tidigare har uppföljning av faktureringen alltid varit mycket tidskrävande. Även om flertalet fakturor betalats korrekt, har det ändå funnits många betalningar som krävt utredningsarbete. Ibland har beloppet varit felaktigt, i andra fall har uppgift om vilken faktura betalningen avsett saknats, mm. Med OCR har vi möjlighet att få en automatisk avstämning vilket kassören ser fram emot.

Kort sagt. Vi är glada över att nu kunna administrera ägare på ett effektivare sätt. Framöver ska vi naturligtvis också se till att faktureringar sker i tid!

Vänliga hälsningar,
Kassören