Information om kallelse till årsstämma 21 augusti 2022

Svartsö Samfällighetsförening håller ordinarie stämma i Hembygdsgården, Alsvik söndagen den 21 augusti 2022 kl 14.00 – 15.30.

DAGORDNING

  1. Val av ordförande för stämman.
  2. Val av sekreterare för stämman.
  3. Val av två justeringsmän tillika rösträknare.
  4. Upprättande av närvarolista med fastighetsbeteckning att gälla som godkänd röstlängd.
  5. Godkännande av kallelse och dagordning.
  6. Redogörelse av årsredovisning.
  7. Revisorernas berättelse.
  8. Fastställande av balans- och resultaträkning.
  9. Disposition av föreningens överskott/underskott.
  10. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen.
  11. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna. Styrelsens förslag.
  12. Presentation av styrelsens förslag till budget fastställande av avgift.
  13. Ersättning till styrelsen, revisorerna och valnämnden.
  14. Val av styrelse och styrelseordförande.
  15. Val av revisorer samt suppleanter.
  16. Val av valberedning.
  17. Övriga frågor.
  18. Meddelande om tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt.

 

Styrelsen hälsar samtliga medlemmar (lagfarna ägare) välkomna till föreningsstämman.

 

 

Svartsö i juli 2022

 

Styrelsen Svartsö Samfällighetsförening

Årsmöte 16 september 2017

Välkomna till årsmötet!

Tid och plats:

  • Tid: Lördagen den 16 september kl. 14:00 – 15:00
  • Plats: Svartsö Skola

Dagordning

  1. Val av ordförande för stämman.
  2. Val av sekreterare för stämman.
  3. Val av två justeringsmän tillika rösträknare.
  4. Upprättande av närvarolista med fastighetsbeteckning att gälla som godkänd röstlängd.
  5. Godkännande av kallelse och dagordning.
  6. Redogörelse av årsredovisning.
  7. Revisorernas berättelse.
  8. Fastställande av balans- och resultaträkning.
  9. Disposition av föreningens överskott/underskott.
  10. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen.
  11. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från  medlemmarna. Styrelsens förslag.
  12. Presentation av styrelsens förslag till budget fastställande av avgift.
  13. Ersättning till styrelsen, revisorerna och valnämnden.
  14. Val av styrelse och styrelseordförande.
  15. Val av revisorer samt suppleanter.
  16. Val av valberedning.
  17. Övriga frågor.
  18. Meddelande om tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt.

Styrelsen hälsar samtliga medlemmar (lagfarna ägare) välkomna till föreningsstämman.

Bilagor

Nytt system för föreningens medlemsregister

Inkörningsproblem med vårt nya medlemsregister,  men nu är fakturorna utskickade!

Tyvärr har årets fakturering blivit försenad och detta beklagar vi!snigel Orsaken till förseningen är att vi bytt system för föreningens medlemsregister.
Det nya systemet heter VägFas och har nu ersatt det egenutvecklade systemet vi haft i ett drygt decennium.
VägFas innehåller en mängd funktioner, varav de viktigaste är:

  • Aktuell information  hämtas regelbundet från Lantmäteriet. Uppgifter från Lantmäteriet, avseende ändringar av fastigheter eller ägare, hämtas automatiskt in 7 gånger per år. Detta är en betydande förbättring, då vi tidigare har haft problem att ha full överblick över nya ägare eller fastigheter. Man bör dock inse att Lantmäteriärenden kan ta tid och de uppgifter vi får endast innehåller färdiga ändringar.
  • Funktionalitet för att skicka ut fakturor via mejl. Vi kan nu skicka fakturor via mejl, vilket tidigare varit problematiskt. Att använda mejl minskar föreningens kostnader för utskick. Däremot är det inte säkert att mejlutskick alltid är effektivt ur ett administrativt perspektiv av flera skäl. Ett skäl är att mejladresser oftare ändras än bostadsadresser. Dessutom är det risk att mejl hamnar i spamfilter, etc vilket gör att mejlutskick kan innebära ytterligare uppföljning och kontroll. Vi hoppas att fördelarna överväger nackdelarna.
  • Vi kan nu använda OCR-nummer på fakturorna. Detta bör bli en stor administrativ förbättring! Tidigare har uppföljning av faktureringen alltid varit mycket tidskrävande. Även om flertalet fakturor betalats korrekt, har det ändå funnits många betalningar som krävt utredningsarbete. Ibland har beloppet varit felaktigt, i andra fall har uppgift om vilken faktura betalningen avsett saknats, mm. Med OCR har vi möjlighet att få en automatisk avstämning vilket kassören ser fram emot.

Kort sagt. Vi är glada över att nu kunna administrera ägare på ett effektivare sätt. Framöver ska vi naturligtvis också se till att faktureringar sker i tid!

Vänliga hälsningar,
Kassören

Inbjudan till årsstämma 27 augusti 2016, kl 13:00 – 14:00

Styrelsen hälsar samtliga medlemmar (lagfarna ägare) välkomna till föreningsstämman!

Mötesuppgifter

  • Tid: Lördagen den 27 augusti klockan 13:00 – 14:00
  • Plats: Svartsö skola

Dagordning

  1. Val av ordförande för stämman.
  2. Val av sekreterare för stämman.
  3. Val av två justeringsmän tillika rösträknare.
  4. Upprättande av närvarolista med fastighetsbeteckning att gälla som godkänd röstlängd.
  5. Godkännande av kallelse och dagordning.
  6. Redogörelse av årsredovisning.
  7. Revisorernas berättelse.
  8. Fastställande av balans- och resultaträkning.
  9. Disposition av föreningens överskott/underskott.
  10. Beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen.
  11. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna. -Styrelsens förslag.
  12. Presentation av styrelsens förslag till budget fastställande av avgift.
  13. Ersättning till styrelsen, revisorerna och valnämnden.
  14. Val av styrelse och styrelseordförande.
  15. Val av revisorer samt suppleanter.
  16. Val av valberedning.
  17. Övriga frågor.
  18. Meddelande om tid och plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt.

Bifogat finns också förvaltningsberättelse samt ekonomiska rapporter inklusive budget.

Välkomna!

Möteshandlingar

Underhåll av vägarna på Svartsö – juni 2016

vägarbeteVi har nu under två veckor i maj/juni kunnat göra en ordentlig, samlad insats för att förbättra vägarnas status. Det har handlat om fem saker:

  1.  dikning och rensning/byte av ett antal vägtrummor för att  säkerställa dränering runt vägarna (vilket just nu inte är något problem, men det måste göras och en del återstår); detta skall inte förväxlas med grävningen för bredband från Svartsö Norra till skolan
  2. väghyvling på en stor del av vägnätet (de bredare avsnitten), både för att få bort kanterna, få in material på vägen och skrapa bort/fylla igen potthålen
  3. sladdning, en enklare form av väghyvling, på andra delar av vägnätet, med samma syfte
  4. kompletterande grusning, dvs nytt material, på de avsnitt som har varit mest utsatta och med mest gropar (som ofta uppträder som en konsekvens av dålig dränering)
  5. spridning av lignin för att binda damm, vilket i denna omgång bara gjorts i begränsad omfattning av tidsskäl men som kommer att göra igen under sommaren, behovet är stort.

Resultatet har blivit en rejäl ansiktslyftning och framför allt är de flesta ojämnheterna borta.

Styrelsen är medveten om att alla åtgärder av detta slag ofta momentant uppfattas som ”brutala” men de är ändå nödvändiga. Exempelvis var på flera avsnitt kompletterande grusning helt nödvändig, även om det kanske blev lite för mycket av det goda på något ställe. Med ytterligare ligninbehandling, regn (framför allt!) och sammanpackning som följd av trafik så kommer detta stabiliseras.

Det finns många olika uppfattningar om hur grovt gruset bör vara (fraktionsstorlek), även bland erfarna entreprenörer, så styrelsen försöker navigera mellan olika synpunkter och önskemål. Vi har engagerat en professionell besiktningsman, som dels skall granska detta arbete och bredbandsgrävandet, dels hjälpa oss med förslag till ytterligare åtgärder.

Vi vill givetvis bevara den lantliga karaktären på vårt vägnät – det är fantastiskt vackert! – men vi måste också ta hänsyn att vägarna skall fungera för alla sorters trafik, gående, cyklar, hjulingar och ett och annat tyngre fordon.

Inför sommarens anstormning vill styrelsen uppmana alla att sänka farten och visa hänsyn till andra trafikanter, i första hand av säkerhetsskäl men också om det är torrt och dammar.

Vi är många som skall samsas på ett begränsat område!

Ny entreprenör för vintervägunderhåll

Föreningen har tecknat ett avtal för vintervägunderhåll med Värmdö Skärgårdstransporter AB. Avtalet löper från och med januari 2016 och tre år framåt.

Vinterväg
Den nya entreprenörens 1:a arbetspass, 12 januari 2016

I avtalet ingår bland annat att entreprenören ska sköta snöröjning och sandning på föreningens vägnät med egen utrustning. Snöröjning ska ske efter 10 centimeters snöfall och ska ha påbörjat senast inom 2 timmar efter snöfallet.
Styrelsen är mycket nöjda med det nya avtalet och ser fram emot ett gott samarbete med Värmdö Skärgårdstransporter AB. Styrelsen vill samtidigt tacka vår tidigare entreprenör BT Entrep & Sjötransport AB för den tid som varit.

Årsmöte 29 augusti 2015

Den 29 augusti 2015 hölls föreningens årsstämma på Svartsö Skola.

Stämman förflöt i normal ordning och styrelsen beviljades ansvarsfrihet. Vidare antogs styrelsens förslag till budget som innebär en höjning av avgiften per andel till 1000 kr per andel varav 300 kronor avsätts till bryggfonden.

I mötet redogjorde ordförande, Göran Lundgren, också kortfattat för några av de arbeten som utförts under verksamhetsåret

  • Dikning
  • Rensning av vägtrummor
  • Grusning av vägen har skett på vissa sträckor, den ordinarie planen är att 1/3 av vägens ska grusas varje år
  •  Dammbindning har endast gjorts på en begränsad sträcka, detta ska göras bättre nästa år
  • Container vid Skälvik har flyttats

Styrelsen rapporterade att vi tyvärr inte genomfört alla underhållsuppdrag som var planerade för verksamhetsåret och kommer att arbeta för att råda bot på detta under kommande år.

En plan för vägar och bryggor har skapats för nästa år. Bland annat planerar styrelsen att hyra in en maskin för att krossa stenar i vägen, vilket dels tar bort stenar och minskar behov av grusning.

Bifogat finns dokumenten från mötet (klicka på länkarna nedan)

Agenda årsstämma 2015

Förvaltningsberättelse 2014-15 final

Förslag avgifter budget 2015

Protokoll Årsstämma Svartsö Samfällighetsförening 2015

Årsstämma 2014, 23 augusti

Den 23 augusti hölls årets årsstämma i Bygdegården.

I korthet följde årets möte den vanliga ordningen där styrelsen redogjorde för verksamhetsåret, revisorerna presenterade sin revisionsberättelse, balans och resultaträkning fastställdes varefter styrelsen beviljades ansvarsfrihet. Senare godkändes den budget som styrelsen presenterat.

Stämman valde Göran Lundgren till ordförande för det kommande verksamhetsåret och Lars Thunqvist valdes till ny medlem i styrelsen.

Under punkten ”Övriga frågor” diskuterades en rad olika frågor som exempelvis när dikeskanter slås,  containern vid Skälvik, plogning, dammbindning, skyltar och hastighetsbegränsning på vägen. I anslutning till hastighet på vägen ombads styrelsen att göra en enkätundersökning för att ta reda på medlemmarnas åsikt om hastighet på vägarna.

Mötet avslutades med punkten om tid och plats där stämmoprotokollet ska finnas tillgängligt.

För den som är intresserad av närmare detaljer vill vi hänvisa till protokollet Protokoll Årsstämma Svartsö Samfällighetsförening 2014.

Styrelsen tackar alla deltagare och hoppas att få ser er igen och gärna några fler vid nästa års möte.